口頭でのご相談であれば、法律上は、口頭で利用目的を告知することでも大丈夫です。しかしながら、口頭の告知では、なんら証拠が残らないため、いつ、どのような告知をしたかが分からなくなる可能性があります。結局、トラブルが発生した場合に告知の立証が困難になり、これによる不利益を蒙る可能性があります。したがって、口頭でのご相談の場合でも、可能な限り書面を用意して書面で利用目的をお伝えすべきでしょう。利用目的の内容は、できる限り特定し、明確にお伝えすることが必要です。特定の程度は業務により様々ですがＡ１にあるような内容をご参考にしてください。

口頭での個人情報の受領の場合には、本人への通知ではなく、利用目的を公表するという方法もあります。自らの事務所に利用目的を明記したパンフレットを据え置くとか、ウエブサイトに載せておくなどの方法でお客様となる人に広く知らせるようにすれば、これをもって利用目的を「公表」したこととなります。